Mucha gente se hace esta pregunta una vez que presenta la declaración de la Renta. Algunos guardan todos los papeles por miedo o por prudencia, porque no saben los documentos que deben conservar, mientras otros los tiran y piensan que una vez presentada la declaración ya han cumplido con su obligación ante Hacienda y no saben que esta forma de actuar les puede ocasionar graves consecuencias.
Por eso en este artículo vamos a tratar de explicar qué documentos debéis guardar junto a vuestras declaraciones de la Renta y cuánto tiempo debéis mantenerlos.
Obligación legal
En primer lugar debéis saber que según la normativa fiscal existe la obligación de “conservar durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones y aportarlos juntamente con las declaraciones del Impuesto, cuando así se establezca y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto”.
Por tanto, está claro que debemos conservar los justificantes, según establece la Ley, junto con nuestras declaraciones, por si la Agencia Tributaria nos los pide para acreditar cualquier gasto o deducción aplicada. Y, además, esta obligación recae sobre los herederos en caso de fallecimiento del contribuyente. Pero ¿qué documentos debemos guardar exactamente y durante cuánto tiempo?
Plazo de prescripción
En general el plazo de prescripción es de cuatro años, contados desde que finaliza el periodo voluntario de presentación de la declaración, siempre y cuando no se haya interrumpido dicho plazo con alguna notificación de la Agencia Tributaria por alguna revisión o bien la hayamos interrumpido nosotros presentando alguna declaración complementaria o por haber presentado algún escrito solicitando la rectificación. En estos casos, cuando se interrumpe la prescripción, el plazo de los cuatro años se inicia de nuevo.
Así pues, en principio y como norma general, la documentación y la declaración de la Renta del 2016, cuyo plazo de presentación finaliza el 30 de junio de 2017, debe conservarse hasta el 30 de junio de 2021. Pero, si por ejemplo, en el mes de diciembre recibimos una notificación de Hacienda o detectamos un error y presentamos una complementaria para evitar la sanción, el plazo finalizará en el mes de diciembre de 2021, es decir, cuatro años después de la última notificación o modificación realizada por nuestra parte.
Casos especiales
Ahora bien, hay casos particulares en que la prescripción es mucho mayor y la documentación debe guardarse durante más tiempo, como ocurre en las situaciones que relacionamos a continuación:
- Compensación de pérdidas y rendimientos negativos aplicados en ejercicios siguientes: Las pérdidas no aplicadas en el ejercicio se pueden deducir en los 4 años siguientes. En estos casos, el plazo de prescripción se cuenta desde el último año en el que se aplicó la pérdida. Por tanto, si en la Renta de este año 2016 hemos declarado una pérdida pero no la hemos compensado entera y vamos a aplicar el resto en la Renta del 2017, Hacienda podrá pedir en el mes de mayo de 2022 los justificantes del valor de compra y de venta de la operación que generó la pérdida en 2016, aunque la pérdida se generó en un año prescrito. Y si no los tenemos, no admitirá la compensación de la pérdida del último año 2017 que no está prescrito.
- Gastos financieros o de reparaciones de pisos o locales alquilados que se deducen en los ejercicios siguientes por insuficiencia de ingresos en el año. De igual forma, cuando tenemos un piso o local alquilado y tenemos unos gastos muy elevados que no se compensan con los ingresos, la normativa permite deducir la parte pendiente en los cuatro años siguientes. En estos casos, debemos guardar las facturas y los justificantes bancarios de los gastos financieros cuatro años contados desde el último ejercicio en el que se aplicaron, aunque la factura sea de un año ya prescrito. De lo contrario, si no tenemos las facturas, no admitirán la deducción del gasto que venimos arrastrando pendiente de aplicar desde el origen.
Amortizaciones de mobiliario de pisos o locales alquilados: En estos casos el plazo de prescripción es mucho mayor, ya que se cuenta desde la última cuota de amortización aplicada. Por tanto, si alquilamos un piso amueblado y deducimos el 10% del coste del mobiliario, debemos guardar las facturas de los muebles los diez años que dura la amortización y los cuatro ejercicios siguientes que tiene Hacienda para comprobar el último año no prescrito.
- Inmuebles: Las escrituras de compra junto con todas las facturas e impuestos pagados deben conservarse durante toda la vida hasta que se venda la propiedad y mantenerse durante los cuatro años siguientes a su venta por si Hacienda los solicita para comprobar la ganancia o la pérdida declarada.
- Exención por reinversión en vivienda habitual: Sin embargo, cuando la venta es de una vivienda habitual y se ha reinvertido el dinero obtenido en la compra de otra vivienda, el plazo de prescripción aumenta, ya que tenemos dos años para reinvertir y por tanto, Hacienda tiene dos años más para comprobar la operación. Por tanto, si hemos vendido la casa en 2016 y reinvertimos en el 2017, debemos conservar las escrituras de compra y de venta y los justificantes de la reinversión hasta el 2022, cuatro años después de haber ejercitado la reinversión en la nueva vivienda. De lo contrario, si no podemos acreditar la reinversión, no admitirá la exención aplicada y le mandará una liquidación para que se pague el impuesto correspondiente de la ganancia por la que no tributó.
- Deducción por adquisición de vivienda: Aunque lo normal es mantener las escrituras de compra de la vivienda habitual hasta su venta, el problema surge cuando el contribuyente ha soportado todos los gastos de su construcción. En estos casos, hay que guardar todas las facturas, licencia de obra, certificado de fin de obra, etc. que puedan acreditar el coste de la inversión que se ha financiado y que está deduciéndose a lo largo de la vida del préstamo. Por eso no es extraño ver cómo Hacienda pide las facturas de la obra de su casa del año 2000 e incluso de años anteriores a una persona que está aplicando la deducción de su vivienda que ha sido construida por él. Y, por desgracia, una gran mayoría no las conservan todas y les cuesta una regularización de la deducción aplicada de los últimos cuatro ejercicios por no haber acreditado la base de la deducción de la inversión financiada.
- Cuentas vivienda: Aunque ya no se deducen este tipo de cuentas, si usted abrió la cuenta vivienda el 31 de diciembre de 2012 (último año de deducción) debe recordar que tenía cuatro años para invertir el saldo en la compra de su vivienda. Por tanto, ha tenido todo el año 2016 para cumplir con la inversión. Sin embargo, una vez vencido ese plazo de los cuatro años de la cuenta vivienda para invertir el saldo es cuando empieza a contarse el plazo de los cuatro años de prescripción que tiene Hacienda para comprobar si usted ha realizado la inversión prometida. De esta forma, es posible que Hacienda le mande un requerimiento en el 2018 o 2019 para justificar la inversión y si no ha cumplido con ese requisito la Agencia Tributaria le regularizará la Renta del 2012 y le hará devolver las deducciones de la cuenta vivienda que usted pensaba que estaban prescritas y no lo están. Esto mismo ocurre con las cuentas “ahorro-empresa” cuyo último año de aplicación fue el 2014, pero respecto a las cuales hay que acreditar el cumplimiento de la inversión y la creación de la empresa en los cuatro siguientes desde la apertura de la cuenta. Por tanto, si se creó una cuenta con esta finalidad en el 2014, Hacienda tiene hasta el año 2022 para comprobar dicho requisito, es decir, la deducción aplicada prescribe cuatro años después de finalizar los 4 años que tienen para la inversión.
- Atrasos: Si la empresa le debe dinero, debe saber que esos atrasos nunca están prescritos y tendrá que declararlos cuando los cobre mediante una declaración complementaria que no tiene sanciones ni recargos. Por tanto, en estos casos hay que guardar siempre la declaración de la Renta de ese año para poder añadir los atrasos cuando se perciban, aunque hayan pasado más de 4 años.
- Exención por reinversión en rentas vitalicias para mayores de 65 años: Como ya comentamos en el artículo “Las principales novedades que deberías conocer para presentar la Renta 2015”, una de las ventajas fiscales que se ha establecido desde el 1/1/2015 es la exención por reinversión para los mayores de 65 años que inviertan el dinero de la venta de sus activos (fondos, acciones o inmuebles) en la constitución de una renta vitalicia asegurada. Pero lo más importante es que esta exención no prescribe nunca. Aunque parezca increíble, es cierto. Al ser la inversión “vitalicia”, si en algún momento se dispone del dinero invertido en ese producto, la compañía aseguradora tiene obligación de comunicarlo a Hacienda y usted tendrá que hacer una declaración complementaria de la Renta del año de la venta por haber incumplido el requisito de mantener la inversión, aunque dicha venta se haya producido hace más de 4 años. Por tanto, tendrá que guardar la declaración de la Renta y la documentación de la compra y de la venta de ese año, por si al final decide o necesita disponer de parte del dinero para poder hacer la declaración complementaria declarando la parte de la ganancia por la que no tributó.
- Autónomos: Todo lo comentado anteriormente es igualmente aplicable a los profesionales o empresarios autónomos. Por tanto, tendrán que conservar sus facturas y justificantes de gastos durante un mínimo de cuatro años contando desde el último periodo en que compensaron sus rendimientos negativos de la actividad o desde la última cuota de amortización aplicada para poder justificar sus inversiones. Y el resto de facturas relacionadas con la actividad deben conservarlas durante seis años según establece el Código de Comercio.
¿Qué documentos guardo?
Una vez comentado todo lo anterior, mi consejo es organizar nuestros archivos por años. De esta forma tendremos unos archivadores “temporales” y será más fácil ir destruyendo aquella documentación que haya prescrito. En estos archivadores guardaremos la información fiscal normal de cada año con su declaración:
- Certificados bancarios: No hace falta guardar todos los movimientos bancarios y liquidaciones del año. Una vez que se ha comprobado que son correctos, es suficiente guardar el certificado anual de información fiscal emitido por las entidades financieras que acreditan los rendimientos, retenciones e importes pagados del préstamo aplicados en la declaración del IRPF, así como los saldos y datos declarados en el Impuesto del Patrimonio.
- Certificados de retenciones del trabajo: No hace falta conservar todas las nóminas una vez que se ha comprobado que el certificado fiscal es correcto.
- Certificados de los donativos: No hace falta conservar el justificante de los recibos pagados, basta con tener el certificado emitido por la entidad beneficiaria.
- Otros certificados o documentos con trascendencia fiscal: certificados de la gestora de los planes de pensiones que acreditan la disposición de los mismos o las aportaciones realizadas, certificados de las compañías aseguradoras sobre los rendimientos obtenidos de sus productos o los valores de rescate para el impuesto del Patrimonio, certificados que acrediten determinadas deducciones autonómicas aplicadas en el ejercicio, certificado de la cuota sindical pagada o justificante y cuotas de colegio profesional obligatorias, factura deducida del abogado si hemos tenido algún pleito contra la empresa, etc.
Y se debe crear un archivo “permanente” en el que tendremos:
- Todas las escrituras y gastos relacionados con la compra o construcción de los inmuebles, que deben mantenerse cuatro años después de su venta.
- Contratos de arrendamientos, que deben mantenerse cuatro años después de que hayan finalizado.
- Facturas de las inversiones o mobiliario que estemos amortizando junto con su correspondiente tabla de amortización para saber cuándo termina de aplicarse la deducción y poder empezar a contar el plazo de los cuatro años de prescripción.
- Contratos de productos bancarios, que deben mantenerse hasta cuatro años después de su vencimiento, conservando el justificante del resultado obtenido al vencimiento.
- Declaraciones y justificantes de las pérdidas mientras su compensación no haya prescrito.
- Así mismo, debe tener siempre disponible mientras dure su vigencia y no haya prescrito el beneficio aplicado: el certificado de la minusvalía suyo o del miembro de la familia al que corresponda, la tarjeta de familia numerosa y cualquier otro documento que suponga un beneficio fiscal, como por ejemplo la sentencia de divorcio con el acuerdo de la pensión compensatoria del cónyuge o la anualidad por alimentos de los hijos.
¿Cómo los guardo?
Aunque estamos en la era de las nuevas tecnologías, según Hacienda todavía es obligatorio mantener los documentos físicos originales en papel, ya que para poder destruirlos deben escanearse utilizando un software de digitalización certificado que garantice la integridad del documento y quede firmado digitalmente con un certificado electrónico que lleva instalado el propio software de digitalización certificada. Y esto normalmente sólo lo hacen las grandes compañías que tienen un gran volumen de documentación.
Sin embargo, a pesar de ello, cada vez es más frecuente que tengamos todos los documentos en archivos escaneados disponibles para consultarlos, ya que hoy día la mayoría de requerimientos de la Agencia Tributaria se contestan por vía telemática y se adjunta toda la documentación escaneada, sin necesidad de aportar los documentos originales en papel. Pero eso no significa que podamos destruir la documentación original.
¿Y si lo he tirado?
En muchos casos es posible pedir un duplicado de la documentación si se ha perdido, por ejemplo de la información fiscal del banco, o una copia simple de la escritura en la notaría o un duplicado de una factura que no encontramos, etc. Pero, con los tiempos que corren, a veces esta labor se hace muy tediosa, porque el banco con el trabajábamos ya no existe y el nuevo banco se demora en obtener la información, o la empresa que hizo la obra de la vivienda ha cerrado y tenemos un plazo de 10 días para presentar los justificantes a la Agencia Tributaria. Por eso, es aconsejable mantener los documentos, y si es posible en los dos formatos (en papel y escaneados) por si uno de los dos se pierde.
Resumiendo, conserve los justificantes y certificados con su declaración de la Renta un mínimo de cuatro años contados desde que finalizó el plazo de la presentación de la declaración de ese año o desde la última notificación recibida. Y tenga en cuenta que determinados documentos debe conservarlos durante mucho más tiempo o durante toda la vida. Así que organice la documentación y lleve cuidado con lo que tira o podrá tener un disgusto con Hacienda si no puede acreditar alguna deducción aplicada, ya que la prescripción no es la misma para todas las operaciones declaradas.
