La aplicación de los modelos agile y lean resulta imprescindible en la organización actual del trabajo. Se trata de lograr un objetivo de la forma más eficiente, es decir, dividir el trabajo en tareas para que el equipo, de forma paralela e integrada, consiga un determinado fin con la mejor ejecución posible y en el menor tiempo posible. Descubre en qué consiste Scrum y kanban.
Scrum
El método scrum fue definido por primera vez en 1986 por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka en su artículo para la revista especializada Harvard Business Review: “El –nuevo– nuevo juego de desarrollo de producto”. En su estudio observaron cómo funcionaban las principales empresas manufactureras de la época, como Honda, Canon o Hewlett-Packard y detectaron que los procesos avanzaban dentro del equipo de trabajo de forma parecida a un equipo de rugby en formación melé o scrum, en inglés.
En la actualidad, el horizonte de trabajo de cualquier empresa es muy cambiante. Los procesos se complican continuamente y las necesidades del cliente y del mercado varían constantemente, lo que añade incertidumbre en la ejecución de cualquier tarea. Una fase se solapa con la siguiente y entre tanto, nuevas variables entran en juego. Es indiscutible que para lograr terminar el trabajo con éxito se requiere, más que nunca, flexibilidad y capacidad de adaptación permanente.
La metodología scrum divide el equipo de trabajo, el trabajo y el tiempo:
- La plantilla se divide en pequeños grupos de trabajo con capacidad de organización propia. No se trata de la clásica división en departamentos, sino de agrupaciones multidisciplinares capaces de gestionar una tarea o subproyecto concreto.
- El trabajo total a realizar se divide en tareas pequeñas y concretas que, a su vez, se ordenan por prioridad y por recursos necesarios para ser ejecutadas.
- El tiempo disponible para entregar el trabajo total se divide en sprints, o iteraciones pequeñas, normalmente de una a cuatro semanas de duración.
Después de cada iteración se analiza el resultado parcial y se optimizan los recursos empleados para que sea aplicado en la siguiente iteración.
- En pocas palabras, con scrum se fragmenta el trabajo en pequeñas tareas entregables en cortos plazos. Así, todos los empleados trabajan para lograr un pequeño fin común. Además, entre entrega y entrega se optimiza la forma de trabajar.
Kanban
La metodología de trabajo lean promueve algo muy sencillo: producir solo lo necesario y producirlo a tiempo. Para conseguirlo hay que evitar utilizar recursos innecesarios y reducir el tiempo destinado a tareas improductivas.
Se trata de producir JIT: just in time, siguiendo un sistema pull: el mercado es quien tira del proceso productivo; tira de la última tarea, ésta de la anterior y así repercute a todo el sistema de trabajo.
Para desarrollar esta distribución de tareas resulta muy útil recurrir a los tableros kanban (看板), letrero en japonés. En 1953, el ingeniero industrial y empresario Taiichi Ohno fue el primero en utilizar esta herramienta visual para organizar el trabajo en el sistema productivo de Toyota.
Consiste en dividir todo el trabajo en pequeñas tareas, cada una representada en una tarjeta, y cada tarjeta ocupa una celda en el tablero. Las tarjetas van avanzando en el tablero en función de su estado de ejecución. El tablero se divide en columnas, donde al menos hay tres:
Planificadas (To-Do) | En proceso (In Progress) | Completadas (Done!)
Aunque resulta muy útil añadir otra columna para las tareas en pausa (backlog). La sección “En proceso” está habitualmente dividida en más columnas, indicando en qué fase del proceso se encuentra. Así por ejemplo:
Pausadas | Planificadas | Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 | Fase 4 | Completadas
En cuanto a las filas, se utilizan para representar el WIP (Work in Progress) y limitar la capacidad de trabajo simultáneo, es decir, cuántas tareas pueden encontrarse a la vez en la misma fase. Por ejemplo, en “Fase 1” sólo puede haber 4 tareas simultáneas, en “Fase 2” sólo 5 tareas, etc.
Sin duda, los tableros kanban son una forma excelente de ilustrar el flujo de trabajo de una empresa o departamento que sigue métodos agile y lean. Resultan fundamentales para coordinar las tareas y comprobar el estado de ejecución y cumplimiento de tiempos. Por ello es frecuente encontrar este tipo de tableros o pizarras con post-its en las salas de juntas de las empresas, aunque cada vez más se implementa en aplicaciones y software específico para trabajos en remoto, donde no se asiste presencialmente a las reuniones.
